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Gracias a su velocidad y eficiencia, la mensajería instantánea (MI) se ha vuelto una herramienta valiosa para compartir información con otras oficinas y colaborar en tiempo real.

Los beneficios de la MI son indiscutibles. Pero también hay desventajas. La MI puede distraer; los empleados pueden perder tiempo usándola para conversaciones personales; y la tecnología de MI con frecuencia no es segura, lo que deja a las redes de las empresas más vulnerables a virus y ataques. Como la MI es informal por naturaleza, a veces puede llevar a cometer equivocaciones serias o situaciones embarazosas.

Al seguir estas 7 reglas para usar la MI apropiadamente, podrá evitar las trampas más comunes y aprovechar al máximo esta práctica y eficiente herramienta de comunicación.

Regla 1: Siga las políticas de la empresa
Algunas oficinas incentivan el uso de la MI, pero otras se oponen. Descubra cuál es la política de su compañía y sígala. Si la empresa no tiene una política respecto del uso de la MI, use su sentido común como guía.

Regla 2: Actúe con profesionalidad
Al igual que en otras actividades en el trabajo, mantenga la profesionalidad en sus mensajes instantáneos. Absténgase de hablar mal de sus compañeros de trabajo, la empresa o los clientes, o de compartir demasiada información personal. Puede cometer un error (principalmente si intercambia mensajes con varias personas al mismo tiempo) y enviar un mensaje a la persona equivocada. De la misma manera que el correo electrónico, el contenido de sus mensajes puede ser monitoreado, lo que puede acarrearle implicaciones de RR.HH. o legales.

Regla 3: Preserve la información confidencial
No envíe información confidencial de la empresa por MI. La tecnología de MI no es totalmente segura, y existe también la posibilidad de que un proveedor público de MI consiga esquivar la seguridad de la red de su empresa, lo que facilitaría el acceso de piratas informáticos a su historial de mensajes.

Regla 4: Escriba correctamente
No descuide la gramática, puntuación y ortografía sólo porque está usando MI. Si envía un mensaje lleno de errores, el destinatario puede dudar de su profesionalidad o de su capacidad de escribir correctamente. Y también, al descuidar el uso de la puntuación y la estructura gramatical, se corre el riesgo de que la persona a quien le escribe no interprete correctamente su mensaje.

Regla 5: Sea breve
La MI es ideal para intercambiar mensajes cortos, o cuando se necesita una respuesta rápida. Tenga las “conversaciones” más largas por teléfono o en reuniones en persona, y envíe los mensajes más largos por correo electrónico. Una vez que haya terminado de discutir el tema principal, termine la conversación con delicadeza. De esta manera, tanto usted como su contacto pueden volver a trabajar sin distraerse con charlas informales, y sin dejar a la otra persona esperando una respuesta.

Regla 6: Respete las convenciones de la MI
Los mensajes instantáneos pueden distraer mucho, ya que normalmente aparecen en una ventana emergente, acompañados de un sonido. Para evitar al máximo las distracciones en los dos extremos, configure su estado para que todos sepan si está disponible, ausente u ocupado, y no lo importunen. De la misma manera, no moleste a las personas que indican que están ocupadas, o que no responden inmediatamente.

Regla 7: No mezcle negocios con placer
Mucha gente tiene a sus familiares y amigos en la misma interfaz de MI (Skype, Yahoo y MSN son los proveedores más populares) que sus contactos profesionales. Durante la jornada de trabajo, absténgase de charlar con sus contactos personales. Aclárele a su mamá o a su mejor amigo que no deben escribirle cuando está en el trabajo, a menos que se trate de algo urgente. Esto minimizará las interrupciones innecesarias, reducirá las probabilidades de que le envíe a un compañero de trabajo un mensaje escrito para su pareja, y puede evitarle problemas con su jefe.

Y como la mensajería instantánea se usa cada vez más en el ambiente de trabajo, esté atento a las pautas de intercambio profesional en la MI. Al seguir estas reglas, se convertirá instantáneamente en un verdadero profesional en la MI.

Fuente: HP